Pesquisas cientificas sobre os recursos de gerenciamento de processos de negócio, garantem que as empresas que tem mais chance de sucesso em iniciativas de gestão de processos de negócio são aquelas constituídas por pessoas, processos e tecnologia.
Janne Ohtonen elencou 10 principais recursos que organizações devem possuir, em ordem de importância:
Quais são os principais recursos para ser bem sucedido em BPM?
1 - Os colegas de trabalho tem confiança um no outro.
Os funcionários precisam ser capazes de trabalhar bem em conjunto e ter confiança um no outro. Caso contrário,terão que conferir o que os outros fizeram.
2 - Comunicação aberta entre os funcionários e gerentes
A comunicação aberta entre a administração e os funcionários é crucial. Os funcionários precisam de uma liderança forte, mas justa, que remove os obstáculos de seu caminho durante a execução dos processos. Se não existe comunicação aberta os problemas tendem a ser escondidos impedindo o bom funcionamento de processos.
3 - Gestores compartilham informações com os funcionários
Os funcionários precisam saber para qual direção organização está indo. Visão, missão e estratégia não podem ser apenas palavras. As pessoas precisam se sentir conectadas com a visão e os gerentes precisam ser capazes de fazer a visão ser clara para os funcionários.Além disso, o compartilhamento de informações é muito importante, para que os funcionários não tenham que adivinhar o que está acontecendo.
4 - Ser uma organização capaz de responder às mudanças de forma rápida
O mundo dos negócios é muito turbulento. Necessidades e expectativas dos clientes têm evoluído significativamente ao longo das décadas. Mas por alguma razão, muitas organizações ainda tratam os clientes como sempre fizeram. É importante ser capaz de responder a alterações do mercado rapidamente e ter alinhamento de seus processos para que os resultados satisfaçam o cliente.
5 - Apoio da alta administração
Apoio da alta administração é muito importante. Muitas empresas têm problemas, tanto entre funcionários e a média gerência, como entre a média e a alta gerência.
A administração precisa ser capaz de manter a atmosfera aberta e criativa. Além disso, o conselho de administração deve ter uma mente aberta para ideias provenientes de níveis mais baixos.
6 - Existem canais de comunicação eficientes para a transferência de informações
Hoje em dia a informação está transbordando na cabeça das pessoas. As pessoas usam telefones celulares, mídias sociais, blogs e muitos outros meios para adquirir informações. A comunicação dentro da organização (e com o cliente) pode se perder nessa selva e formas corretas e eficazes para se comunicar uns com os outros precisam se adotadas
7 - A organização possui pessoas responsáveis por processos
Processos precisam ser identificados e ter pessoas responsáveis. É função dessas pessoas se certificar de que os processos estão funcionando e de que há maneiras de melhorá-los.
8 - A organização usa sistemas de informação
Os sistemas de informação estão em toda parte. Muitas vezes não são usados extensivamente ou inteligentemente. Sistemas de informação legados também podem dificultar iniciativas de BPM. A estratégia de TI deve estar alinhada com a estratégia de BPM para que a tecnologia seja usada para otimizar e automatizar qualquer coisa que vale a pena automatizar.
9 - Ninguém tem que se preocupar em perder seu emprego por causa de mudanças no processo
A segurança é importante para todas as pessoas. Ninguém vai querer melhorar e mudar processos, se a primeira discussão é que quem vai ser demitido. Não há necessidade disso pois os colaboradores podem usar suas habilidades em outras atividades nas quais seu talento seja melhor aproveitado.
10 - Os gestores dão apoio às mudanças nos processos
Os gestores precisam estar no topo de processos de mudança. Os funcionários podem ter boas ideias sobre como melhorar os processos, mas você realmente pediu isso a eles? E como você lida com essas situações quando eles dão sugestões ? Você sabe ouvi-los e avaliar se há algo a fazer, ou você simplesmente os ignora? Tente criar uma cultura organizacional, que promova a mudança de forma positiva.
SUA ORGANIZAÇÃO ESTÁ PREPARADA ?
Com esses recursos podemos avaliar se sua organização está preparada e, em seguida, fazer um roteiro para adequá-la. Cada um destes recursos contribui para o sucesso em iniciativas de gestão de processos de negócio e se eles não estão em um nível adequado, você pode enfrentar problemas.
Se você não tem certeza sobre qual o nível de suas capacidades, pode fazer uma pesquisa BPMC (Capabilities BPM), que irá utilizar métodos de pesquisa e entrevista para descobrir a situação atual. Essa informação pode então ser traduzida em um roteiro de mudança, o que levará a um aumento da capacidade de BPM ao longo do tempo.
Mas o que você acha? Sua organização atende todas as necessidades? Deixe um comentário!
Summit BPM do PEX Rede, Europa - Ativação de crescimento estratégico e desempenho melhorado através de Business Process Management 25-27 junho de 2013, em Amsterdã, Holanda
Estes artigos fazem parte de uma série de conteúdos que conduz a Summit BPM Europeu do PEX Rede ocorrendo em junho deste ano, em Amsterdã. Janne Ohtonen e outros líderes de BPM como ele estará compartilhando pensamentos sobre os benefícios de ponta a ponta de gerenciamento de processos, a prática harmonizada processo e incorporação de uma estrutura de processo em toda a empresa.
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