BPMS - Seu Processo de Negócio está pronto para automação?

Olá BPMs, 

Este artigo alerta para aspectos importantes durante um projeto BPM, são perguntas que os gestores e os analistas devem fazer para que o sucesso da implementação seja garantido.

Boa leitura,

Seu processo de negócio está pronto para automação?

O mercado de automação de gerenciamento de processos de negócios está crescendo e ferramentas sofisticadas permitem que os usuários, às vezes com apoio mínimo de tecnologia, consigam rapidamente simplificar os processos de negócios, obter integração com outros sistemas e fazer alterações somente através de configurações básicas ao invés dos tradicionais desenvolvimentos complexos.

Mas antes de mergulhar de cabeça em automatizar os processos de negócios, uma pergunta fundamental deve ser feita:  seu processo de negócio está mesmo pronto para a automação ?

Enquanto um projeto Business Process Management System ou Suite (BPMS) oferece o potencial para o desenvolvimento rápido, é importante aprofundar a análise dos processos de negócios existentes antes de embarcar em automação. Evite a armadilha comum de se concentrar em como o processo será realizado uma vez automatizado e se concentrar em o que vai ser automatizado. 

Quatro perguntas para determinar se o seu processo de negócio está pronto para automação:

1. Você tem um processo padronizado?

Um dos maiores desafios na automação de processos é a falta de padronização. Quando na entrevista dos usuários das áreas do processo, se questionados sobre os pontos de decisão em um fluxo de trabalho, eles derem diferentes respostas ou responderem  "isso depende", significa que a automação  vai  ser um desafio. Ferramentas e sistemas por sua natureza, exigem um nível de estrutura rigoroso em torno de pontos de decisão que podem não existir em um processo manual.

Na busca da automação de processos, é muito provável que você irá trabalhar com fornecedores que não estão familiarizados com os detalhes de seu processo de negócio e suas operações diárias mas que irão trazer experiências relevantes que podem enriquecer a sua relação de trabalho, mantendo sua organização com os seus elementos únicos de processo. Ter o processo padronizado e documentado em um nível de detalhe suficiente é fator crítico para uma automatização de sucesso.

2. Com que freqüência faz mudanças no negócio?

Mudanças freqüentes podem ser prejudiciais para o sucesso da automatização de um processo de negócio se não forem levadas em conta no início do desenho da solução automatizada. Certa vez, trabalhei em um projeto que mudou políticas cinco vezes durante o curso de documentar os requisitos do processo, com impacto significativo para os processos! Conhecer as áreas onde as mudanças ocorrem com frequência nos permitiu projetar um sistema com a flexibilidade necessária para apoiar o processo de negócio.

3. Como a maior parte do processo de negócio precisa ser automatizado? 

No entusiasmo para automatizar os processos de negócio, pode haver uma tendência para uma solução com excesso de automação. Ao avaliar seu processo de negócio, preste especial atenção às áreas que mudam com freqüência, ou tenham pontos de decisão que geralmente acabam em uma resposta de "depende". Essas são áreas propícias para examinar a necessidade de integração de um sistema com seu processo de trabalho. Avaliar também as áreas onde a automação pode tornar o processo mais complicado. Por exemplo, se os usuários hoje utilizam planilhas, exigir a entrada de dados em um sistema pode desacelerar a produtividade. Em vez disso, considere um projeto que faça a integração dessas planilhas em um sistema de modo que o impacto para os usuários seja minimizado.

4. Seu processo de negócio atual é o processo certo para a automação?

Desconfie da automatização de processos ruins. Só porque a sua organização realiza uma atividade hoje, não significa que você precisa fazer da mesma maneira amanhã. Ao automatizar processos de negócios, você  está  fazendo alterações na forma como executa o seu processo, mesmo que as etapas do fluxo pareçam ser as mesmas. Agora é a oportunidade de voltar atrás e avaliar se o seu processo ainda faz sentido com a mudança de paradigma de ter uma ferramenta automatizada.

Organizações que automatizam processos de negócios com sucesso observam uma série de benefícios, incluindo o aumento da produtividade, melhoria de métricas e redução de custos. Planejamento e avaliação dos processos de negócios direcionados para a automação irão percorrer um longo caminho para garantir uma implementação bem sucedida.

Por Moshe Cohen, 12/12/2012 
Fonte: www.celerity.com