DIAGRAMA ISHIKAWA - UMA FERRAMENTA NA IDENTIFICAÇÃO DE PROBLEMAS

Olá BPMs, 

As análises praticadas pelos analistas de processos são as mais variadas e uma das técnicas comuns na identificação de problemas é o Diagrama Espinha de Peixe.

Neste post algumas regras, etapas e exemplos deste diagrama tão eficiente.
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Boa leitura,

DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO (Ishikawa)

O que é e para que serve ?

O diagrama de Causa e Efeito é a representação gráfica das causas de um fenômeno. É um instrumento muito usado para estudar:

• Os fatores que determinam resultados que desejamos obter (processo, desempenho, oportunidade);
• As causas de problemas que precisamos evitar (defeitos, falhas, variabilidade).

O diagrama de causa e efeito foi desenvolvido para representar a relação entre o "efeito" e todas as possibilidades de 'causa‘ que podem contribuir para esse efeito. É desenhado para ilustrar claramente as várias causas que afetam um processo, por classificação e relação das causas. 

Para cada efeito existem seguramente, inúmeras causas dentro de categorias como as M’s: método, mão-de-obra, matéria-prima, máquinas, mensuração e meio ambiente. 

Nas áreas de serviços e processos transacionais utilizam-se como categorias básicas:  procedimentos, pessoas, ponto, políticas, medição e meio ambiente.

Um diagrama de causa e efeito bem detalhado tomará a forma de um a espinha de peixe e daí o nome alternativo de diagrama espinha de peixe. A partir de uma definida lista de possíveis causas, as mais prováveis são identificadas e selecionadas para urna melhor análise, Quando examinar cada causa, observe fatos que mudaram, como por exemplo, desvios de norma ou dos padrões. Lembre-se de eliminar a causa e não o sintoma do problema. Investigue a causa e seus contribuidores tão fundo quando possível.

Componentes do Diagrama

1. Cabeçalho: Titulo, data, autor {ou grupo de trabalho).
2. Efeito: Contém o indicador de qualidade e o enunciado do projeto (problema)É escrito no lado direito, desenhado no meio da folha.
3. Eixo central: Uma flecha horizontal, desenhada de forma a apontar para o efeito. Usualmente desenhada no meio da folha
4. Categoria: representa os principais grupos de fatores relacionados com efeito. As flechas são desenhadas inclinadas, as pontas convergindo para o eixo central
5. Causa: Causa potencial, dentro de urna categoria que pode contribuir com o efeito As flechas são desenhadas em linhas horizontais, aportando para o ramo de categoria.
6. Subcausa: Causa potencial que pode contribuir com urna causa específica. São ramificações de uma causa.

O efeito, ou problema é fixo no lado direito do desenho e as influências ou causas maiores são listadas de lado esquerdo.

Exemplos de diagramas de causa e efeito

Os dois exemplos a seguir ilustram os dois tipos de diagrama de causa e efeito.
O primeiro diagrama (Causa e Efeito: Desempenho Desejado) refere-se a algo que desejamos, isto é, um bom restaurante. Os fatores que determinam um bom restaurante são: instalações, comida, localização e atendimento. Para que a comida seja boa, precisamos ter higiene, bom paladar e variedade. A higiene, por sua vez, depende dos ingredientes (saudáveis, bem conservados) e do preparo (receita, cuidado, etc). O diagrama é detalhado colocando as causas do efeito desejado, depois adicionando as causas destas e assim por diante até que fique bem claro como obter o objetivo visado.

O segundo diagrama (Diagrama Causa e Efeito: Problema) refere-se a um efeito indesejado, o consumo excessivo de combustível por um automóvel. 

Etapas de análise

• Definir o efeito: Algumas vezes. o efeito é um problema, como "erros em pedidos". Outras vezes é alguma coisa que necessita ser descrita em termos de qualidade. como "desenvolver o melhor treinamento em motivação gerencial".

• Gerar idéias: "Brainstorming" é urna maneira de um grupo gerar muitas idéias em um curto espaço de tempo.

• Identificar a principal categoria: Baseado na lista de idéias, gerar uma lista de categorias. Reduzir o número de categorias, se algumas são comuns a outras. Verificar se as idéias se ajustam dentro das categorias estabelecidas. O diagrama de causa e efeito não pode ter mais de 5 a 7 categorias.

• Avaliar as idéias: A avaliação pode conter a explanação de idéias, o agrupamento das que estão fortemente relacionadas, ou sua eliminação. A avaliação visa aquele que deu a sugestão, porque a idéia agora pertence ao grupo.

• Projetar a folha para a coleta de dados: Baseado no diagrama de causa e efeito e nas causas potenciais do problema listadas nele, projete urna folha de coleta de dados para obter as informações para validar a causa real.

Os diagramas de causa e efeito identificam apenas causas possíveis, somente os dados indicarão as causas reais. Quando o diagrama de causa e efeito é utilizado para fins de planejamento, concentre a atenção sobre um resultado desejado. A seta principal aponta para o que desejamos que aconteça e as setas menores dos ramos representam vários meios necessários

para alcançar o resultado.

Para organizar o diagrama de causa e efeito, você pode usar as seguintes classificações de causas: 

Os M’s:

1. Mão de obra 

2. Método 

3. Material 

4. Máquina 

5. Meio ambiente 

6. Medição 

7. "Management" (gestão) 

4Ps:

1. Políticas 

2. Procedimentos 

3. Pessoal 

4. Planta 

Na identificação das causas, utilizando a ferramenta 7M, para cada família de causas, pode-se fazer perguntas como:

1) Mão-de-obra

• O pessoal está qualificado?
• Possui experiência?
•  Está motivado? É suficiente? É adequado?

2) Máquinas e equipamentos

• São suficientes? São adequados?
• A manutenção é adequada?
• O arranjo físico é adequado?

3) Método

• As rotinas são claras e objetivas?
• Existem excessos de burocracia?
• As normas atuais cumprem a finalidade?
• Há trabalhos que seriam mais bem executados em outro setor?
• Existe retrabalho?

4) Materiais

• Estão disponíveis quando necessários?
• Possuem a qualidade certa?

5) Finanças (money)

• Está disponível quando necessário?
•  Existem excessos de restrições?

6) Gerenciamento (management)

• Os controles são adequados? Existem controles ou relatórios inúteis?
• As medidas de desempenho são colhidas e avaliadas?

7) Meio ambiente

• O layout, a iluminação e a temperatura são adequados? Existem ruídos?
• Existem outros tipos de condições ambientais desfavoráveis (poluição, lixo, gases, resíduos industriais, etc)?

Algumas regras básicas:

1. defina o problema que você pretende investigar de forma precisa, isto é, evite termos abstratos e idéias muito genéricas.

2. identifique as causas do problema sob investigação em reuniões ou em sessões de brainstorm. Convide para a reunião todas as pessoas envolvidas no processo. 

3. resuma sugestões em poucas palavras

4. concentre-se nas causas passíveis de serem sanadas. Afinal, se as causas de um problema não podem ser removidas, o diagrama de causa e efeito será simples exercício intelectual, sem qualquer aplicação prática.

Exercícios

1. Sucesso na carreira profissional: prepare um diagrama de causa e efeito descrevendo os fatores que levam uma pessoa a ter sucesso em sua carreira profissional. 

2. Prepare um diagrama de causa e efeito sobre os fatores que levam os alunos a chegarem atrasados nas aulas.