PASSO A PASSO - MATRIZ DE PAPEIS E RESPONSABILIDADES R.A.C.I

Olá BPMs, 

Para elaborar uma matriz de papéis e responsabilidades é necessário seguir algumas etapas, segue o passo a passo simpliificado:

boa leitura,

1º passo. Identificar as principais atividades e decisões na área em estudo.

• Realize entrevistas e workshops com o pessoal do órgão mapeado.

• Selecione somente as principais atividades/decisões:

- procure ser conciso, evite longas descrições;- lembre-se de que estamos tratando de papéis/responsabilidades e não de pessoas;- evite generalidades do tipo “participar de reuniões” ;- utilize verbos de ação.

• Relacione as principais atividades e decisões na 1ª coluna à esquerda da matriz RACI (eixo "y").

2º passo. Identificar os principais agentes / órgãos envolvidos em cada atividade.

• Registre cada um na 1ª linha da matriz RACI (eixo "x").

3º passo. Atribuir as iniciais RACI para montar a matriz.

• Trabalhe com o auditado. Selecione uma amostra do pessoal do órgão ou programa auditado que conheça as atividades listadas e represente cada um dos agentes / órgãos identificados na matriz.

• A partir das informações obtidas junto ao pessoal do órgão, identifique as responsabilidades de cada agente / órgão em relação a cada atividade e atribua as iniciais RACI. Isso pode ser feito pessoalmente (workshop) ou por telefone:

- se a RACI estiver sendo utilizada isoladamente, deve-se realizar uma reunião ou workshop ;

- se a RACI estiver sendo utilizada para confirmar achados identificados por outra técnica e o tempo for escasso, uma entrevista por telefone é adequada.

• Somente o pessoal do órgão deve indicar que iniciais RACI devem ser atribuídas em cada caso - a matriz não refletirá a realidade se a equipe de auditoria influenciar nesse processo.

• Não despreze qualquer inicial RACI atribuída pelo pessoal do órgão. O objetivo do processo é revelar ambigüidades e identificar aspectos confusos.

• Não há respostas certas e nenhuma avaliação deve ser feita até que a matriz RACI esteja completa.
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• O processo de elaboração da matriz deve levar a equipe a refletir sobre novos papéis e responsabilidades.

4º passo. Rever a matriz RACI a partir de dois tipos de análise, horizontal e vertical:

a) Na análise horizontal, examine cada atividade e verifique os seguintes aspectos:

1. as oportunidades de aperfeiçoamento;
2. ausência de R (responsável): nenhum agente é responsável pela atividade. Toda atividade deve ter um responsável ou não será implementada;
3. ausência de A (executor): nenhum agente tem a atribuição de executar tal atividade, logo, ela não será realizada porque nenhum recurso lhe foi alocado;
4. muitos Cs: será necessário consultar tantos agentes? Somente as consultas que contribuem para o desenvolvimento da atividade devem ser mantidas.
5. muitos Is: será necessário informar a tantos agentes sobre a atividade? Mantenha apenas aqueles que realmente necessitam ser informados sobre a atividade.

b) Na análise vertical, verifique:

1. as responsabilidades de cada agente e identifique as oportunidades de aperfeiçoamento;
2. muitos Rs: esse agente é capaz de assumir tantas responsabilidades? Algumas não poderiam ser delegadas?
3. muitos As: esse agente deve executar tantas atividades?
4. ausência de Rs ou As: esse agente pode ser excluído uma vez que não é responsável ou executor de nenhuma atividade?
5. as pessoas que atualmente ocupam essas posições possuem habilidades adequadas para desempenhar as competências que lhes são atribuídas?

5º passo. Desenvolver nova matriz RACI, observando as seguintes diretrizes.

• Quando estiver atribuindo novas responsabilidades para os agentes, siga a seguinte orientação:

• atribua os papéis de R e A aos agentes que se encontram mais próximos às atividades ou que detenham maior conhecimento a respeito;

• só deve haver um responsável para cada atividade;

• reduza o número de Cs , Is, verificações e autorizações para cada atividade nem sempre agregam valor;

• certifique-se de que a solução proposta está de acordo com a cultura organizacional.

6º passo. Redefinir comunicação, novos papéis e responsabilidades.

• Faça entrevistas e workshops com os gestores envolvidos para discutir as mudanças de papéis e responsabilidades propostas na nova matriz.

7º passo. Elabore a versão definitiva da matriz e confirme com os gestores as suas novas atribuições. Sempre que necessário, reavalie essas atribuições.