Percebi que o mercado de treinamento e graduação em BPM é bastante rico em informações conceituais no campo de metodologias, ferramentas e técnicas, porém ainda é uma dúvida comum quais os principais passos sequenciais para a realização de um projeto.
É, portanto, nesse sentido que proponho e registrar os passos que entendo serem comuns em todos os projetos, seja em qual metodologia os mesmos foram embasados.
Boa leitura,
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Passo a passo de um projeto BPM - Gestão por Processos
1 - Identificação o processo(s) - Muitas vezes a empresa indica um processo que 'tem gargalos' ou 'mais complexo', mas o analista BPM deverá analisar quais são as inter-relações entre o processo indicado e os demais processos da organização.
2 - Assessment - Começa a fase de pesquisa minuciosa, onde se deve recolher o máximo de informações (organograma, políticas, gestores) para o entendimento do negócio (valores, crenças, cultura, liderança). O assessment é uma fase interna da equipe do projeto, o alinhamento dos objetivos e da padronização metodológica.
3 - Reunião de Quick-off - utilizar essa reunião inicial para comunicar a todos qual será a abordagem, como o projeto será desenvolvido e quais os resultados esperados.
É importante o entendimento da visão por processos e o envolvimento de toda a organização a fim de obter o melhor aproveitamento do projeto.
4 - Pesquisa de campo - Priorizar a coleta de informações, dando início a fase de entrevistas (por função e por atividade).
Nessa fase é importante registrar todas as informações coletadas e, se possível, utilizar gravação das entrevistas recolhendo formulários, relatórios, telas de sistema, volumes, tempos e métodos, custos e despesas de cada atividade em particular.
5 - Analise do Cenário - É a fase mais longa e criteriosa do projeto, nesse momento é necessário registrar toda informação coletada com a utilização de técnicas de analise de problemas (MASP, 8D, etc) e indicadores de desempenho (EX: EBITA)
É possível também realizar o desenho do processo AS - IS facilitando a identificação de falhas e gargalos e oportunidades de melhorias.
6 - Validação preliminar do AS IS - Muitos analistas deixam de realizar esse passo, normalmente por restrições do cronograma. Porém é importante que os gestores validem o entendimento do processo, critiquem e apontem melhorias.7 - Modelagem e Redesenho - Transformação de atividades em subprocessos e de subprocessos em processos, identificação da cadeia de valor, definição dos 'donos dos processos'.
Na modelagem são identificados os indicadores de desempenho de nível operacional para monitoramento e controle dos gestores.
7a - Solução Técnica - No caso da implementação de solução técnica utilizando ferramenta BPMS, os analistas de processos interagem diretamente com a equipe técnica para o desenvolvimento da solução adotada ( documentação de regras de negócio, relatórios de análise, workflow, base de dados e integração de sistemas, treinamento de usuários e ajustes aos processos)
8 - Plano de Ação - Priorização das soluções a serem implementadas propondo um plano de ação para a implantação.
9 - Implantação TO BE - Treinamento dos envolvidos, executar as ações de melhoria e apuração dos resultados. Nesta fase os analistas acompanham e comparam o desempenho 'antes e depois' dos processos.
10 - Avaliação crítica dos indicadores - Workshop com os gestores, para a análise crítica dos indicadores de desempenho considerando as mudanças e melhorias.
11 - Normatização e padronização da documentação dos processos - É importante divulgar a documentação dos novos processos, mantendo-as em um ambiente de fácil consulta e atualização.
12 - Finalização do projeto - Implantação do processo em produção, com resumo geral dos resultados obtidos e das lições aprendidas.
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